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Servizio clienti nei periodi di punta: 4 buoni motivi per affidarsi a un contact center esterno

08 Gen Servizio clienti nei periodi di punta: 4 buoni motivi per affidarsi a un contact center esterno

Le festività natalizie, il Black Friday, i saldi stagionali o anche il ritorno a scuola: questi sono alcuni dei periodi o eventi speciali più interessanti da un punto di vista commerciale.
Tuttavia, mentre queste occasioni sono particolarmente favorevoli per ottenere profitti eccezionali, sono anche spesso periodi di stress e tensione interna. In effetti, data la posta in gioco e a causa dell’ulteriore afflusso di clienti e di contatti, questi periodi critici richiedono una particolare attenzione nella gestione del servizio clienti.
Per soddisfare adeguatamente queste esigenze economiche spesso a breve termine, l’ideale è affidarsi ai servizi di un partner esterno di scelta: un call center. Ecco perché, in 4 punti chiave.

1 Mantenere una buona organizzazione interna

Ovviamente non si dovrebbero lasciare le chiamate, le chat e le email dei clienti senza risposta durante i periodi di punta
Ciò potrebbe costare molto e ridurre irrimediabilmente il fatturato annuale senza un approccio flessibile. In una situazione del genere, un call center esterno consente di mantenere un’organizzazione interna forte e competitiva mentre esso si occupa della ricezione e della gestione strategica delle chiamate e delle chat in arrivo.

2 Infrastruttura adeguata e prontamente disponibile

Di fronte all’aumento del volume delle chiamate e dei contatti via web in certi periodi di punta, la risposta naturale è aumentare la capacità di risposta.
Ma ciò richiede un considerevole investimento in attrezzature, che molte aziende non possono permettersi, soprattutto nel contesto di un’esigenza provvisoria.
Qual è il senso di acquistare attrezzature aggiuntive se sarà utilizzata solo per un periodo ridotto durante l’anno?
Affidarsi a un contact center esterno consente di risparmiare sugli investimenti e di sfruttare infrastruttura di qualità a un costo ragionevole.

3 Personale qualificato

Il problema qui è abbastanza simile a quello descritto nel punto precedente.
In effetti, assumere e formare il personale per soddisfare un’esigenza temporanea per alcuni giorni o settimane non è l’ideale per qualsiasi azienda realmente preoccupata per la sua redditività.
Inoltre, assumere e formare richiede tempo e comporta la presa in considerazione di numerosi altri parametri relativi all’integrazione del “personale stagionale”, nonché dell’aspetto sociale.
Un partner strategico come un call center esterno fornisce una risposta adeguata in questo contesto.
Uno dei suoi principali vantaggi è quello di fornire a personale qualificato competenze e formazione ottimizzate per soddisfare le esigenze particolari. Ciò consente di gestire il flusso di chiamate e di contatti in totale tranquillità.

4 Mantenere l’immagine del marchio di una azienda in periodi di overflow di chiamate

I periodi di contatti in eccesso (telefonate, email, chat) sono generalmente fonte di stress e tensione.
Per evitare che qualcosa passi inosservato, è quindi importante distribuire in modo ottimale le chiamate ricevute facendo affidamento sul team aggiuntivo, che è più fresco e meglio preparato a rispondere alle specifiche relative a questo periodo. Nel contesto di un approccio orientato all’ottimizzazione della customer experience, questo è indispensabile.
Un contact center è un’ottima soluzione di supporto in situazioni che coinvolgono un overflow di contatti.
Oltre a garantire un servizio clienti di qualità, questa opzione consente di ottimizzare la redditività in questi periodi che dovrebbero, soprattutto, essere considerati opportunità per aumentare i profitti.